Unternehmensservice

Angaben auf Geschäftsbriefen

Was sind Geschäftsbriefe?

Zu den „Geschäftsbriefen“ zählen alle von einem Unternehmen ausgehenden schriftlichen Mitteilungen, die die geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten betreffen und an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind.
Dies gilt nicht nur vor der Aufnahme sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Auf die äußere Form der Mitteilung kommt es hierbei nicht an. So sind mit Geschäftsbriefen nicht nur Briefe im allgemeinen Sprachgebrauch gemeint, sondern zum Beispiel auch Postkarten und E-Mails. Entscheidend ist, dass der Empfänger die Mitteilung entweder im Original oder in einer Abschrift erhält.
Geschäftsbriefe sind daher der gesamte externe Schriftverkehr, d. h. jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet wird, zum Beispiel:
  • Angebote,
  • Auftrags- und Anfragebestätigungen,
  • Bestellscheine,
  • Rechnungen,
  • Quittungen,
  • Preislisten usw.
unabhängig von der äußeren Form der Geschäftsbriefe (z. B. E-Mail, Fax, Postkarte, etc.).
Nicht zu den Geschäftsbriefen zählen solche Mitteilungen, die für einen unbestimmten oder nur durch Gruppenmerkmale bestimmten Personenkreis gedacht sind, zum Beispiel:
  • interner Schriftverkehr, wie z.B. schriftliche Mitteilungen an die Gesellschafter
  • Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (zum Beispiel Werbeschriften, Postwurf-Sendungen, Zeitschriftenanzeigen)
  • Mitteilungen und Berichte, die sich im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergeben und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.
In Zweifelsfällen ist es ratsam, Mitteilungen mit den notwendigen Angaben zu versehen.
Wer auf Geschäftsbriefen nicht die erforderlichen Angaben macht, dem drohen wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen und Zwangsgelder vom Registergericht bis zu 5.000 Euro.

Vorgeschriebene Angaben

Nichtkaufleute

Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende gelten als Nichtkaufleute- hierzu zählen Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts. Für Geschäftsbriefe von Nichtkaufleuten gibt es seit Abschaffung des § 15b GewO im März 2009 keine zentralen, gewerberechtlichen Pflichtvorgaben mehr.
Danach mussten Einzelunternehmer auf allen Geschäftsbriefen, ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und ihre ladungsfähige Anschrift angeben.
Dasselbe galt für Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), die auf ihren Geschäftsbriefen alle Gesellschafter mit ihrem Familiennamen und jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufführen mussten.
Nach wie vor ergibt sich aber die Notwendigkeit, die o.g. Angaben auf Geschäftsbriefen zu machen, auch aus anderen rechtlichen Regelungen, wie zum Beispiel aus dem Wettbewerbsrecht sowie aus § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV).
Wir raten Kleingewerbetreibenden deshalb dringend, die bisher in § 15b GewO geregelten Pflicht-angaben auch weiterhin auf ihren Geschäftsbriefen aufzuführen. Sofern ein Kleingewerbetreibender eine selbstständige Geschäfts- oder Etablissementbezeichnung (z.B. Gaststätte „Zum goldenen Hirsch“) führt, ist er dennoch gehalten, auf seinen Geschäftsbriefen die oben genannten Pflichtangaben aufzuführen. Allein die Angabe der Geschäftsbezeichnung ist nicht ausreichend.
Bei unrichtigen oder irreführenden Angaben drohen auch wettbewerbsrechtliche Abmahnungen.

Kaufleute

Für alle kaufmännischen Unternehmen (= Kaufleute) sind die Angaben auf Geschäftsbriefen aus Gründen der Sicherheit des Geschäftsverkehrs vereinheitlicht.

Daher sind für alle Kaufleute folgende Angaben zwingend vorgeschrieben:

  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • die Rechtsform der Gesellschaft (OHG, KG, GmbH, AG) beziehungsweise den die Kaufmannseigenschaft kennzeichnenden Zusatz eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine Abkürzung wie e.K., e.Kfm., e.Kfr.;
  • der Sitz der Gesellschaft ;
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer.
a) zusätzlich bei Personenhandelsgesellschaften (OHG und KG), bei denen kein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist
  • ein Hinweis auf die Haftungsbeschränkung (GmbH & Co. OHG, GmbH & Co. KG);
  • die Pflichtangaben für die Unternehmen, die persönlich haftende Gesellschafter sind (zum Beispiel die Komplementär-GmbH)
b) zusätzlich bei der Rechtsform GmbH (hierzu zählt auch die UG (haftungsbeschränkt))
  • alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • sofern ein Aufsichtsrat (Beirat) gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden.
c) zusätzlich bei der Rechtsform AG
  • alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und einem ausgeschriebenen Vornamen
  • der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu benennen
  • den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Befinden sich GmbH oder AG in Liquidation, treten die Liquidatoren an die Stelle der Geschäftsführer, was ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben ist.
Mitgliedsunternehmen der IHK Köln und solche Personen, die in der Region Köln die Gründung eines Unternehmens planen, erhalten gerne weitere Informationen bei uns.