Recht und Steuern

Anforderungen an die Kassenführung

Neue Pflichten bei der Kassenführung seit 2020

Seit dem 1. Januar 2020 gelten mit § 146a AO neue Regeln für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Diese werden vor allem durch die sog. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt. Hierdurch soll gegen Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, wie Kassenaufzeichnungen, und dadurch ausgelösten Steuerbetrug wirksamer vorgegangen werden. Wichtige Änderungen betreffen insbesondere

Meldepflicht

Seit dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (tSE) dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Die Meldung an das Finanzamt soll nach der gesetzlichen Regelung ausschließlich nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck möglich sein. Allerdings steht dieser Vordruck derzeit noch nicht zur Verfügung. Eine Meldung ist deshalb noch nicht möglich. Betroffene Unternehmen sollten daher abwarten, bis der Vordruck veröffentlicht wird. Zudem erläutert auch das BMF Schreiben vom 06.11.2019, dass von der Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen sei.

Belegausgabepflicht

Soweit ein elektronisches oder PC-gestütztes Kassensystem (und keine offene Ladenkasse) im Einsatz ist, sind Unternehmen seit dem 1.1.2020 verpflichtet, unmittelbar einen Beleg (in Papierform oder bei Zustimmung des Kunden elektronisch) zu erstellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Der Beleg muss folgende Angaben enthalten:

•    Name und Anschrift des Unternehmers
•    Belegdatum und Vorgangsbeginn/-beendigung („Transaktionszeitraum“)
•    Anzahl und Art der gelieferten Waren/Dienstleistung
•    Transaktionsnummer
•    Bruttoentgelt sowie Umsatzsteuersatz
•    Seriennummer des Kassensystems oder der TSE.

Update: Das BMF hat am 23.3.2021 den Referentenentwurf einer Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung veröffentlicht. Danach werden in § 6 KassenSichV für den Beleg, der von elektronischen oder computergestützten Kassensystemen und Registrierkassen auszugeben ist, als zusätzliche Mindestangaben der Prüfwert nach § 2 Satz 2 Nr. 7 KassenSichV und der fortlaufende Zähler festgelegt. Diese zusätzlichen Angaben sollen eine Belegverifikation auch außerhalb der Geschäftsräume der Steuerpflichtigen ermöglichen.

Ausnahme aus Zumutbarkeitsgründen

Sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt, kann aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität eine Befreiung von der Belegausgabepflicht erfolgen. Hierfür ist ein Antrag gemäß § 148 AO zu stellen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung stellt der zusätzliche Kostenaufwand der Unternehmen per se keinen Grund für eine sog. „sachliche oder persönliche Härte“ dar, die eine Befreiung rechtfertigen würde.
Die IHK-Organisation setzt sich gegenüber Politik und Finanzverwaltung für eine Nachbesserung der Regelung ein, da eine verpflichtende Belegausgabe ohne Verlangen des Kunden aus ökologischen und ressourcenschonenden Gründen nicht vertretbar ist.

Bußgelder

Bußgelder können ab 2020 nicht nur gegen den Unternehmer erhoben werden, der ein nicht ordnungsgemäßes Kassensystem führt, sondern auch gegen Vertreiber derartiger Systeme bzw. Manipulationssoftware. Die Höhe der Bußgelder wurde auf bis zu 25.000 Euro angehoben. Unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist oder nicht, kann ein Bußgeld bei Verstoß verhängt werden.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung der Kasse

Die mit elektronischen Kassensystemen aufgezeichneten Daten müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen nachträgliche Veränderungen geschützt werden. Die Kassensysteme und TSEs müssen beim Finanzamt bei Anschaffung (nicht erst bei Inbetriebnahme) an- und bei Außerbetriebnahme abgemeldet werden; die entsprechende Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.
Zunächst war eine Nachrüstung der Kassen bis zum 01.01.2020 vorgesehen. Mangels technischer Voraussetzungen und auf Nachdruck der Wirtschaftsverbände wurde der Einsatztermin betreffend der Vorschrift zum zertifizierten Sicherheitsmodul mehrmals verschoben. Entsprechend durften seit Oktober 2020 grundsätzlich nur noch zertifizierte Kassensysteme verwendet werden, die folgende Merkmale aufweisen (siehe allerdings „Nichtbeanstandungsregelung“ im Text weiter unten):
  • ein Sicherheitsmodul
  • eine Speichermedium
  • eine digitale Schnittstelle.
Auch bestehende Kassensysteme müssen nachträglich mit einer TSE ausgestattet werden, sofern diese Nachrüstung technisch („bauartbedingt”) möglich ist. Nicht nachrüstbare Geräte, die nach dem 25. November 2010 und bis Ende 2019 angeschafft wurden und die den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen, dürfen unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2022 weiterverwendet werden. Bei Betriebsprüfungen müssen die aufgezeichneten Daten in einem standardisierten Format – der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme” (DSFinV-K) – vorgelegt werden. Zudem können die Finanzbehörden mit unangekündigten Kassen-Nachschauen jederzeit die korrekte Nutzung der Systeme und vollständige Erfassung der Verkäufe prüfen.
Ausführliche Informationen zu den Anforderungen an die Kassenführung sowie die Neuregelungen, welche seit dem 1. Januar 2020 gelten, finden Sie in unserem DIHK Infoblatt vom 29.11.2019.

Nichtbeanstandungsregelung bis 31. März 2021

Aufgrund der Pandemie bedingten Sondersituation haben viele Händler und Gastwirte zeitliche Schwierigkeiten bei der Realisierung der Kassenlösungen gehabt. Zudem bestanden erhebliche Schwierigkeiten bei der Implementierung der TSE. Unternehmen, welche ihre elektronischen Registrierkassen(systeme) mit einer Cloud-Lösung absichern wollen, konnten nach Auslaufen der Nichtbeanstandungsregelung am 01.10.2020 des BMF daher entweder einen Einzelantrag nach § 148 AO bei Ihrem Betriebsstättenfinanzamt stellen oder von landesspezifischen Verlängerungsregelungen (für NRW, siehe unten) Gebrauch machen.
Demnach gilt grundsätzlich für NRW, dass die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen der elektronischen Aufzeichnungssysteme, soweit möglich, umgehend durchgeführt werden müssen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich nach dem 30.September 2020 zu erfüllen sind.
Allerdings wird nicht beanstandet, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem längstens bis zum 31. März 2021 nicht über eine TSE verfügt, wenn
  • durch geeignete Unterlagen (z.B. Bestellnachweise) belegt werden kann, dass das Unternehmen bis spätestens 30.09.2020 (Ende der Frist der Nichtbeanstandungsregelung des BMF-Schreibens) die Umrüstung bzw. den Einbau einer TSE bei einem Kassenhersteller oder Dienstleister beauftragt hat oder
  • im Fall einer beabsichtigten cloudbasierten TSE die Nichtverfügbarkeit durch geeignete Dokumente des Kassenherstellers oder Dienstleisters (z.B. Zertifizierungsantrag, Mitteilungen BSI) nachgewiesen wird.
Die Erfüllung der vorgenannten Voraussetzungen ist durch eine entsprechende Dokumentation nachzuweisen, die der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beizufügen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten ist. Ein gesonderter Antrag zur Nutzung des derzeitigen elektronischen Aufzeichnungssystems bis zum 31.03.2021 ist nicht erforderlich.

Kassen mit einer cloud-basierten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen („Kassengesetz“) wurden Unternehmen verpflichtet, ab dem 1. Januar 2020 ihre elektronischen Kassen(systeme) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten. Damit Unternehmen mit Blick auf ihre spezifischen betrieblichen Bedürfnisse die beste Lösung wählen können, sind sowohl hardware- als auch cloudbasierte TSE-Lösungen zulässig (Technologieoffenheit). Bereits seit Beginn des Jahres 2020 stehen hardware-basierte TSE-Lösungen zur Verfügung. Auch drei Cloud-TSE-Lösungen sind gegenwärtig (Stand: 10.03.2021) zertifiziert (Deutsche Fiskal, D-Trust, Swissbit); zwei weitere Hersteller befinden sich im Zertifizierungsprozess (A-Trust, fiskaly). Der Betrieb einer zertifizierten Cloud-TSE setzt jedoch gewisse Anforderungen an die sog. „Anwenderumgebung“ im Unternehmen voraus.
Auf Grund verschärfter Anforderungen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an die sog. "Anwenderumgebung" ist es erneut zu Verzögerungen gekommen. Die IHK-Organisation hat daher gemeinsam mit anderen Verbänden einen Leitfaden erarbeitet, den Unternehmen zur Beantragung einer Fristverlängerung beim Einsatz einer Cloud-TSE gegenüber dem Finanzamt verwenden können.

Handlungsbedarf

Es ist erforderlich, dass die zertifizierte Cloud-TSE in einer besonders geschützten „Anwenderumgebung“ betrieben wird. Wie diese konkret ausgestaltet sein muss, sollten Unternehmen dringend mit ihrem Cloud-TSE-Hersteller abklären. Dabei sollte insbesondere geprüft werden, ob zum Betrieb dieser Cloud-TSE noch weitergehende Maßnahmen im Unternehmen selbst (z.B. Aufrüstung der Kassenhardware mit TPM 2.0-Modulen) erforderlich sind.
Um zu vermeiden, dass ihre Kassen ohne eine TSE-Absicherung nach dem 31. März 2021 nicht mehr eingesetzt werden dürfen, sollten Unternehmen in diesen Fällen einen Antrag auf Fristverlängerung gem. § 148 AO beim Finanzamt stellen. Hierfür wurde eine "Praxishilfe für Unternehmen" mit weiteren Erläuterungen und Musterformulierungen erarbeitet. Da jedoch eine Fristverlängerung eine besondere Härte im konkreten Einzelfall voraussetzt, ist eine individuelle Sachverhaltsbeschreibung erforderlich, wobei die besonderen Umstände im Unternehmen detailliert beschrieben werden müssen. Hierzu ist regelmäßig die Einbindung des steuerlichen Beraters zu empfehlen.
Unternehmen, die angesichts der bestehenden Probleme mit der Cloud-TSE nunmehr auf eine Hardware-basierte TSE-Lösung ausweichen wollen, sollten zuvor die festgelegten Vertragsbedingungen mit dem Cloud-TSE-Hersteller abklären und ggf. Rücktrittsklauseln, Schadensersatz-/Ausfallzahlungen etc. prüfen. Zugleich sollte ebenfalls ein Antrag nach § 148 AO beim Finanzamt gestellt werden, um rückwirkend den Zeitraum zwischen Auslaufen der Nichtbeanstandungsregelung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) am 30.9.2020 und der tatsächlichen Inbetriebnahme der neuen Hardware-TSE abzusichern.
Bereits mit Schreiben vom 15. Dezember 2020 hatte die IHK-Organisation gemeinsam mit den anderen Spitzenverbänden der deutschen gewerblichen Wirtschaft das BMF und die Landesfinanzverwaltungen über diese Entwicklungen informiert. In diesem Zusammenhang hatten wir insbesondere darauf hingewiesen, dass durch die neuen Anforderungen weitere Verzögerungen bei der Herstellung von Cloud-TSE-Lösungen ausgelöst würden und somit die Nichtbeanstandungsfrist 31. März 2021 nicht gehalten werden könne.
Auf Grund der unklaren Sachlage hat die IHK-Organisation am 25. Januar 2021 erneut gemeinsam mit den anderen Verbänden gegenüber dem BMF, dem BMWi und den Finanzverwaltungen der Länder interveniert und um Klärung gebeten.

Änderung der Kassensicherungsverordnung

Der Bundestag hat am 21.5.2021 der Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung zugestimmt. Betroffen sind insbesondere Regelungen zu Taxametern, Kassenautomaten, Ladesäulen für E-Autos und Mindestangaben für Belege. Zuvor hatte das BMF hat am 23.3.2021 den Referentenentwurf einer Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung veröffentlicht.

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

Durch die  Änderung der Kassensicherungsverordnung soll festgelegt werden, dass künftig EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ebenfalls über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zum Schutz vor unprotokollierten Änderungen und Löschungen der digitalen Grundaufzeichnungen verfügen müssen. EU-Taxameter und Wegstreckenzähler seien technisch mit elektronischen oder computergestützten Kassensystemen und Registrierkassen nicht vergleichbar, so dass in §§ 6a und 6b KassenSichV die technischen Anforderungen an EU-Taxameter und Wegstreckenzähler festgelegt werden.

Ausnahmeregelung geplant

Durch eine weitergehende Änderung in § 1 KassenSichV werden Kassenautomaten und Parkscheinautomaten im Parkierungsbereich aufgrund der Vergleichbarkeit zu Fahrscheindruckern von dem Anwendungsbereich ausgenommen. Ladesäulen für Elektro- oder Hybridfahrzeuge sollen ebenfalls vom Anwendungsbereich der KassenSichV ausgenommen werden.

Mindestangaben für Belege

In § 6 KassenSichV werden für den Beleg, der von elektronischen oder computergestützten Kassensystemen und Registrierkassen auszugeben ist, als zusätzliche Mindestangaben der Prüfwert nach § 2 Satz 2 Nr. 7 KassenSichV und der fortlaufende Zähler festgelegt. Diese zusätzlichen Angaben solen eine Belegverifikation auch außerhalb der Geschäftsräume der Steuerpflichtigen ermöglichen.

Neuanschaffung einer Registrierkasse

Planen Sie als Unternehmer die Neuanschaffung einer Kasse, können Sie im aktuellen Jahr der Planung einen Investitionsabzugsbetrag (IAB, § 7 EStG) in Höhe von 40 % der voraussichtlichen Anschaffungskosten bilden und gewinnmindernd bei Ihrer Steuererklärung ansetzen. Diese Steuereinsparung können Sie für den späteren Anschaffungsvorgang vorläufig „zur Seite legen“. Der IAB bewirkt jedoch keine dauerhafte Steuerersparnis. Vielmehr kommt es zu einer Steuerstundung, die Liquiditäts- und Zinsvorteile mit sich bringt. Die konkreten Voraussetzungen für diese Steuervergünstigung müssen genau geprüft und am besten mit dem Steuerberater abgesprochen werden.
Hinweis: Derzeit fördern Bund und Länder die Neuanschaffung von Kassensystemen und Kassensoftware im Rahmen der Hilfe zur Digitalisierung des Mittelstandes, z.B.:
Digitalprämie Deutschland
Mit dem Förderprogramm des Bundes "Digital Jetzt" können bis zu 70 % der Kosten für neue digitale Technik, Software und Qualifizierungen übernommen werden.
Die Fördersumme beträgt bis zu 50.000 €, gefördert werden Investitionen in digitale Technologien, insbesondere Hard- und Software.
Was wird gefördert:
  • Kassensysteme, Kassensoftware, Onlineshops
  • Ausgaben für Hardware, die über Mietkauf oder Leasing finanziert werden
  • Ausgaben für Lizenzen und Systemservice-Gebühren für Software
Corona Hilfe
Für kleine und mittelständische Unternehmen, die direkt oder indirekt vom Lockdown betroffen sind, sollen finanzielle Hilfen bereitgestellt werden.
Die Überbrückungshilfe ist ein Zuschuss bei Corona-bedingten Umsatzrückgängen oder Schließungen. Es bestehen dabei u.a. Fördermöglichkeiten für eine elektronische Registrierkasse mit TSE.
Aus den Förderbestimmungen zur Überbrückungshilfe III geht hervor: „Förderungsfähig sind auch Anschaffungen und Erweiterung von elektronischen Aufzeichnungssystemen im Sinne des § 146a Abgabenordnung (AO). Anschaffungskosten von IT-Hardware sind dabei ansetzungsfähig, unter der Voraussetzung, dass diese zum Zeitpunkt der Schlussabrechnung noch im Unternehmen vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, ist eine Rückzahlung der dafür erhaltenen Förderung fällig.“
Unternehmen müssen allerdings bis Ende Juni 2021 die TSE-fähige Registrierkasse angeschafft haben. Den Erstattungsantrag für die angefallenen Kosten können Sie bis zum 31. August 2021 stellen.

Neue FAQs zum Kassengesetz

Das BMF hat am 22. Juni 2021 FAQs im Hinblick auf das Kassengesetz veröffentlicht, die die neueste Rechtslage berücksichtigen und eine Hilfestellung bei allgemeinen Fragen liefern können. Sie können hier abgerufen werden: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/2020-02-18-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html